Nieuws

Het accountantskantoor van de toekomst (ED)

07.03.2011

Vrijwel iedereen kent de accountant als iemand die goed met cijfers om kan gaan. Maar dat is slechts een klein deel van het takenpakket van de accountant. Van Eert Accountants & Adviseurs pakt het op een andere manier aan. “Doordat wij een groot deel van onze dienstverlening geautomatiseerd hebben, kunnen we ons meer concentreren op de wereld achter de cijfers,” aldus Karel van der Pol.

Van Eert Accountants & Adviseurs behoort tot de middelgrote regionale accountantskantoren. Het bedrijf richt zich vooral op het MKB, maar bedient daarnaast ook grotere bedrijven. “Belangrijk voor onze dienstverlening zijn onze deskundigheid en de betrokkenheid. Al onze accountants en assistent-accountants zijn door de wol geverfde personen met veel ervaring en kennis, deels met een academische achtergrond. Daarom ligt de verwachting van de klanten hoger. Wij doen er alles aan om aan die verwachting te voldoen,” legt Van der Pol uit.

Geautomatiseerd
Van Eert Accountants & Adviseurs onderscheidt zich vooral in de verregaande automatisering van haar dienstverlening. Het bedrijf heeft flink geïnvesteerd in diverse internettoepassingen. “Het automatiseren van het operationele deel van ons werk neemt vele voordelen met zich mee. Allereerst worden verschillende processen geoptimaliseerd. Dit levert het een flinke tijdsbesparing op. Daarnaast kunnen we ons meer richten op het verhaal achter de cijfers. Wat betekenen de getallen? We treden dus meer en meer op als business coach,” vertelt Van der Pol. Maar hoe ziet het systeem van Van Eert Accountants & Adviseurs er dan uit?
Van der Pol: “Op onze website is er de mogelijkheid om in te loggen op een zogenaamde client portal. Onze klanten krijgen daarvoor een gebruikersnaam en een wachtwoord. De client portal is de toegangspoort naar verschillende applicaties. Welke applicaties dit zijn, is afhankelijk van de wens van de klant.”
Allereerst is er een HRM-systeem. “In dit systeem kan de klant alle gegevens van haar medewerkers opslaan. Denk daarbij aan NAWgegevens en opleidingen, maar ook verslagen van beoordelingsgesprekken en verlofaanvragen. Daarnaast kunnen ziekmeldingen geregistreerd worden. Het systeem stuurt daarbij automatisch een melding naar de  Arbodienst.”
Het HRM-systeem is gekoppeld aan het salarissysteem van Van Eert Accountants & Adviseurs. “ De loongegevens worden meteen doorgekoppeld naar het HRM-systeem waarin de cliënt zijn eigen gegevens kan toevoegen. Door de koppeling kan altijd de loonhistorie worden bekeken. Het systeem kan ook de betaling van de lonen klaarzetten. De klant kan via het inlezen op het eigen betaalsysteem met een druk op de knop de betaling fiatteren en uitvoeren.” Elke maand moet loonheffing worden afgedragen. “Wij controleren de ingevoerde lonen en zetten de loonheffing klaar. De klant krijgt een melding en kan deze aangifte accorderen. Vervolgens wordt de aangifte automatisch naar de Belastingdienst gestuurd.”
De salarissen moeten natuurlijk ook in de boekhouding geboekt worden. Daarom bestaat er ook een inleesmogelijkheid met de webbased boekhouding. “Middels ons online boekhoudsysteem kan de klant zelf zijn boekhouding bijhouden. Het salarisjournaal wordt vanuit ons salarissysteem ingelezen. Ook bankgegevens kunnen ingelezen worden. Het voordeel van een online boekhoudprogramma is dat wij mee kunnen kijken. Als een klant een vraag heeft, loggen wij in op zijn account en zien we meteen waar de klant over praat. Desgewenst kunnen wij ook zaken aanpassen.” Uit het boekhoudsysteem volgt de BTW-aangifte. Het boekhoudsysteem wordt doorgekoppeld naar het jaarrekeningpakket om vervolgens te worden ingelezen in de aangifte IB of Vpb. Als de aangifte gedaan moet worden, wordt ook die klaargezet door Van Eert Accountants & Adviseurs. “De klant krijgt een melding dat er een aangifte klaarstaat en geeft met een druk op de knop zijn akkoord. De aangifte wordt vervolgens automatisch naar de fiscus verzonden.”
De vierde en laatste module van het online systeem is het digitale archief. “Als ondernemer moet je veel documenten bewaren. Statuten, aandeelhoudersregisters, jaarrekeningen, verschillende soorten belastingaangiften. In het digitaal archief kan de klant deze overzichtelijk bij elkaar bewaren, zodat ze overal en altijd oproepbaar zijn.”

Gegevens veilig
De grote vraag bij dergelijke online systemen is hoe de veiligheid is geregeld. “In ons geval zijn er drie zaken die van belang zijn. Allereerst moet het systeem betrouwbaar zijn. Alle onderdelen zijn met elkaar verbonden, dus de gegevensuitwisseling moet goed gebeuren. Daarom hebben we verschillende checks ingebouwd, die de betrouwbaarheid waarborgen. Ten tweede heb je het gevaar van virussen en spyware. Daarom draaien er verschillende programma’s, die dagelijks een update krijgen. We zijn constant beschermd tegen de nieuwste virussen. Tenslotte is er het gevaar van hackers. Onze servers staan in een zwaar beveiligd serverpark. Dit serverpark is in handen van een gespecialiseerd bedrijf. Dat bedrijf gebruikt de laatste technieken om hackers buiten de deur te houden.”
Met het geavanceerde systeem loopt Van Eert Accountants & Adviseurs voorop. Toch begrijpt het bedrijf dat verdere automatisering steeds lastiger wordt. “Ook al doen we nu een groot deel van onze dienstverlening online, een deel zullen we altijd offline moeten blijven doen. Zoals een hoogleraar eens heeft gezegd: A paperless office is like a paperless toilet. Maar met ons systeem maken we het onze klanten wel een stuk makkelijker!”