Mocht een opdrachtgever en/of andere betrokkenen aanmerkingen hebben op het handelen van een medewerker of op de dienstverlening van Van Eert Accountants & Adviseurs dan kan/kunnen deze zich wenden tot de heer drs. G. Blaas RA.
Wij stellen het op prijs dat u uw klachten schriftelijk indient. Graag uw klacht richten aan:
Eindhoven Accountants & Adviseurs B.V.
t.a.v. drs. G. Blaas RA
Postbus 1119
5602 BC EINDHOVEN
Wij gaan ervan uit dat meldingen te goeder trouw zijn en uiting geven aan oprechte, gegronde zorg. Alle meldingen worden door ons zorgvuldig beoordeeld. Wij zullen uw klacht of melding vertrouwelijk behandelen.
DE KLACHTENREGELING VAN VAN EERT ACCOUNTANTS EN ADVISEURS
1. Begripsbepalingen
In deze procedure wordt verstaan onder:
Klacht: een schriftelijke uiting van ongenoegen over een gedraging van een directeur of medewerker van onze accountantsorganisatie dan wel van persoon die werkzaam zij bij een kantoor behorende tot het netwerk waarbij onze accountantsorganisatie is aangesloten;
Klager: de indiener van een klacht;
Commissie: de klachtencommissie als bedoeld in punt 3.
De overige begrippen staan onder 1.2. definities nader omschreven.
2. Verantwoordelijkheid bestuur
De directeur c.q. de compliance officer is verantwoordelijk voor de behandeling, de registratie en de publicatie van klachten over de medewerkers c.q. de directeur van onze accountantsorganisatie.
3. Klachtencommissie
1. De directeur kan voor een specifieke klacht dan wel permanent een klachtencommissie instellen.
2. De klachtencommissie bestaat uit tenminste twee onafhankelijke leden die werkzaam zijn in of verbonden zijn aan onze accountantsorganisatie. In deze commissie is tenminste de directeur (of compliance officer indien de klacht over de directeur gaat) alsmede een adviseur accountancy dan wel de waarnemer. De voorzitter van deze commissie is de directeur dan wel de compliance officer.
3. De commissie is belast met de behandeling van en de advisering aan het bestuur over klachten die niet door middel van overleg met de klager of door middel van bemiddeling worden afgehandeld.
4. Inhet geval een advies strekt tot het niet in behandeling nemen van een klacht, draagt de commissie de advisering op aan haar voorzitter.
5. De commissie kan het bestuur gevraagd of ongevraagd advies geven over de behandeling van de klacht dan wel over niet expliciet in een klacht opgenomen, maar wel relevante kwesties, dan wel over klachtwaardige zaken waarvan de commissie kennis draagt
4. Compliance officer
De directeur wijst ten behoeve van de coördinatie van de klachtbehandeling, de registratie van alle ontvangen klachten, de procedurele en de inhoudelijke toetsing en het genereren van managementinformatie een compliance officer aan. Deze is de heer drs. Guido Blaas RA.
5. Indienen van een klacht
a. Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend en ondertekend en bevat ten minste:
- de naam en het adres van de indiener;
- de dagtekening;
- een duidelijke omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.
b. Klachten die mondeling worden ingediend, worden door de directeur of medewerker van onze accountantsorganisatie die de klager te woord staat op diens verzoek op schrift gesteld en, na ondertekening door de klager, doorgeleid naar het bestuur.
6. Ontvangstbevestiging klaagschrift
a. De compliance officer zorgt ervoor dat de indiener van een klaagschrift dan wel degene wiens mondeling ingediende klacht op schrift is gesteld, binnen een week na ontvangst daarvan bij de directeur een ontvangstbevestiging en informatie over de procedure van klachtbehandeling wordt toegezonden. Indien een klacht om advies aan de commissie wordt voorgelegd, deelt de directeur dit zo spoedig mogelijk mee aan de klager.
b. Indien een klaagschrift niet voldoet aan de in punt 5 geformuleerde eisen, wordt de klager binnen twee weken na ontvangst daarvan in de gelegenheid gesteld om het verzuim binnen twee weken te herstellen.
c. Anoniem klagen is niet mogelijk.
d. Indien de klager binnen genoemde termijn van twee weken niet overgaat tot herstel van het verzuim, kan het bestuur besluiten de klacht buiten behandeling te laten. De klager wordt daarover binnen twee weken na het verstrijken van de hiervoor bedoelde termijn van twee weken geïnformeerd. Daarbij wordt hij gewezen op de mogelijkheid om vervolgens een klacht in te dienen bij de Autoriteit Financiële Markten.
7. Klachtbehandeling
a. Binnen twee weken na de ontvangst van een klacht wordt overleg gevoerd met de klager. Dit overleg dient er onder andere toe om vast te stellen of de klacht door middel van bemiddeling kan worden afgehandeld en om vast te stellen in hoeverre de klacht voor verdere behandeling in aanmerking komt.
b. Van het voeren van overleg, als in het vorige lid bedoeld, kan worden afgezien indien de directeur van oordeel is dat zulks in het desbetreffende geval niet zinvol is.
c. Indien overleg of bemiddeling leidt tot een oplossing waarmee de klager tevreden is, wordt de klacht niet verder behandeld. De klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, worden schriftelijk geïnformeerd over de beëindiging van de klachtbehandeling.
d. In de gevallen waarin overleg met de klager of bemiddeling niet leidt tot tevredenstelling van de klager, wordt de behandeling van de klacht voortgezet.
8. Behandeling en advisering door commissie
a. In het geval dat de klachtbehandeling moet worden voortgezet overweegt de directeur hiervoor een tijdelijke commissie te benoemen. De directeur informeert de commissie over alle zaken die met de klacht verband houden en stelt de commissie een termijn voor waarin advies over de klachtbehandeling moet worden gegeven.
b. De commissie rapporteert binnen de gestelde termijn aan de directeur.
c. Indien tijdens de behandeling van de commissie verdere zaken bekend worden stelt de directeur de commissie hiervan onverwijld in kennis.
d. Voor alle bij de klachtbehandeling betrokken directeur en medewerkers geldt een geheimhoudingsplicht.
9. Verdaging
Indien de directeur er niet in slaagt een klacht binnen tien weken of, indien de klacht ter behandeling en advisering aan de commissie is voorgelegd, binnen veertien weken na ontvangst van het klaagschrift, af te doen, draagt hij er zorg voor dat de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft vóór het verstrijken van de van toepassing zijnde termijn een mededeling van verdaging wordt gezonden.
10. Oordeel directeur
a. De directeur stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt.
b. Bij het toezenden van zijn afdoeningsbrief aan de klager, wijst het bestuur deze op de mogelijkheid vervolgens een klacht in te dienen bij de Autoriteit Financiële Markten.
11. Registratie van klachten
De directeur draagt er zorg voor dat iedere schriftelijke klacht wordt geregistreerd. In de registratie worden opgenomen:
- naam en adres van de indiener van de klacht, de dagtekening, een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.
Verder worden gegevens opgenomen over de wijze van indiening en van behandeling en afhandeling van de klacht, over de doorlooptijd, en – indien van toepassing – over het oordeel van De directeur over eventueel genomen maatregelen naar aanleiding van de klacht.
Voor zover de commissie over de klacht heeft geadviseerd, wordt ook dit advies in de registratie opgenomen.
12. Interne publicatie
De directeur draagt er zorg voor dat de in het vorige punt bedoelde geregistreerde gegevens jaarlijks op overzichtelijke en geanonimiseerde wijze worden gepubliceerd. Deze publicatie gaat vergezeld van een toelichting, waarin wordt aangegeven in hoeverre bepaalde klachten wijzen op structurele tekortkomingen in het functioneren van onze organisatie, en waarin wordt ingegaan op eventuele maatregelen om gesignaleerde knelpunten op te lossen.
13. Uitvoeringsregeling en mandaat
1. De directeur kan in het belang van een zorgvuldige, effectieve en efficiënte uitvoering van de klachtbehandeling nadere regels vast stellen ter uitvoering van de klachtenregeling.
2. De directeur kan bij mandaatbesluit alle bevoegdheden die noodzakelijk zijn voor een effectieve en efficiënte klachtbehandeling voor zover deze niet plaatsvindt door de commissie, mandateren aan de compliance officer.
3. De compliance officer wordt door De directeur belast met het toezicht op de uitvoering van de klachtenregeling.
14. Citeertitel
Deze procedure kan worden aangehaald als: klachtenregeling.
15. Datum inwerkingtreding
Deze regeling en treedt in werking op 1 oktober 2006 en integraal opgenomen in het handboek kwaliteit op 15 januari 2007.
KLOKKENLUIDERSREGELING VAN EERT ACCOUNTANTS & ADVISEURS
Ingevolge artikel 32 van de Verordening Accountantsorganisaties (VAO) dient Van Eert Accountants & Adviseurs te beschikken over een Klokkenluidersregeling.
Art. 32 VAO luidt:
De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
Artikel 1 Definities
Melder: degene die, al dan niet in dienst van Van Eert Accountants & Adviseurs, werkzaamheden verricht voor Van Eert Accountants & Adviseurs en een Misstand onder deze regeling meldt;
Van Eert Accountants & Adviseurs: Eindhoven Accountants & Adviseurs B.V. h.o.d.n. Van Eert Accountants & Adviseurs;
Vertrouwenspersoon: de compliance officer;
Bestuur: het bestuur van Van Eert Accountants & Adviseurs;
Een Misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Van Eert Accountants & Adviseurs en/of haar medewerkers, in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit;
b. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving;
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren;
d. een (dreigende) schending van de binnen Van Eert Accountants & Adviseurs geldende (gedrags-)regels of
e. (een dreiging van) het vernietigen of manipuleren van informatie over voornoemde feiten.
Artikel 2 Procedure
De Melder meldt een Misstand bij de Vertrouwenspersoon via e-mail aan g.blaas@vaneert.nl. De Melder kan gelijktijdig ook een melding doen aan zijn leidinggevende.
De Vertrouwenspersoon legt de melding vast en bevestigt binnen vijf werkdagen aan Melder dat de melding is ontvangen. De Vertrouwenspersoon stelt het Bestuur direct op de hoogte van de melding, tenzij de Misstand een lid van het Bestuur betreft (zie lid 5).
De Vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de Melder, tenzij de Melder schriftelijk de Vertrouwenspersoon van deze verplichting ontheft. Direct na ontvangst zal het Bestuur een onderzoek naar de Misstand (laten) starten. Indien de Misstand een lid van het bestuur betreft zal de Vertrouwenspersoon zelf een onderzoek naar de Misstand (laten) starten.
Artikel 3 Termijnen
Binnen een periode van acht weken van het moment van registratie van de melding overeenkomstig artikel 2 lid 2, wordt de Vertrouwenspersoon door of namens het Bestuur schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van het Bestuur omtrent de Misstand evenals van de te nemen of reeds genomen maatregelen. Indien het niet mogelijk is om het standpunt binnen de in het eerste lid genoemde termijn te geven, zal het Bestuur de Vertrouwenspersoon hiervan tijdig in kennis stellen en de termijn noemen waarin alsnog een standpunt zal worden gegeven. In geval van artikel 2 lid 5 zal de Vertrouwenspersoon zelf een standpunt (laten) formuleren. De Vertrouwenspersoon stelt de Melder direct van het standpunt op de hoogte.
Artikel 4 Rechtsbescherming
Het Bestuur (of de Vertrouwenspersoon) zorgt dat de Melder die te goeder trouw en volgens onderhavige regeling een melding van een Misstand heeft gedaan, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld. Indien een Melder de melding op andere wijze dan overeenkomstig onderhavige regeling heeft gedaan dan wel rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan hem dat mogelijk worden aangerekend.
Artikel 5 Werking en publicatie
Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2008. Deze regeling zal worden gepubliceerd op de website van Van Eert Accountants & Adviseurs.
Aldus vastgesteld door het bestuur van Van Eert Accountants & Adviseurs